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Scannen und Zuordnen

Dokumente werden beim Scannen vom Multifunktionssystem direkt in eine Windows-Ordnerstruktur oder automatisch in andere Applikationen wie RA Micro gespeichert. Die Dateibezeichnung kann am Touchscreen des MFPs eingegeben werden, so dass der Anwender die Datei nicht nachträglich am Arbeitsplatz umbenennen muss. Die Scans können als durchsuchbare PDF-Dokumente abgelegt oder direkt im Word-, Excel- oder JPEG-Format gespeichert werden. Hierdurch kann der Anwender die Datei direkt weiter bearbeiten, ohne am Arbeitsplatz eine komplizierte OCR-Software zu nutzen.

Suchen und Finden.

Während die Standardsuchfunktion von Windows Anwendern nur begrenzte Suchmöglichkeiten bietet, erlaubt die Xerox Lösung eine Inhaltssuche über das PDF-Archiv im Netzwerk. Hierfür stellt die Lösung einen zentralen Suchindex zur Verfügung, der automatisch erstellt und verwaltet wird. Anwender können nach beliebigen Textinhalten suchen. Alle Worte und Zahlen werden im Inhalt eines jeden Dokuments gefunden. Auch die praktische Verknüpfung von Suchbegriffen wie "und/oder" sind wie bei einer Internetsuchmaschine möglich.

Bearbeiten und Vergleichen.

Vereinfachtes Bearbeiten von PDF-Dateien. Eine herausragende und sehr zeitsparende Funktion ist das Vergleichen verschiedener PDF-Dateien, so dass zum Beispiel auch umfangreiche Vertragswerke einfach und mit wenig Zeitaufwand verglichen und Änderungen nachvollzogen werden können. Darüber hinaus gibt es Funktionen wie das Kommentieren, Hervorheben, Redigieren oder Unkenntlichmachen ausgewählter Inhalte. Auch mehrere Dateien können zusammengeführt, Seiten per Drag&Drop entfernt oder hinzufügt und PDFs in Excel-, Word- oder Powerpoint-Dateien umgewandelt werden.

 

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